تجهیز سالن کنفرانس یکی از موارد مهم در برگزاری هر نوع جلسه، سمینار، همایش یا وبینار است. برای این که سالن کنفرانس شما بهترین عملکرد را داشته باشد، باید به چند نکته مهم توجه کنید:
– انتخاب سالن مناسب: برای انتخاب سالن کنفرانس، باید به ظرفیت، موقعیت جغرافیایی، فضای داخلی و خارجی، امکانات پارکینگ و امنیت آن توجه کنید. سالن کنفرانس باید به اندازه کافی بزرگ باشد تا همه شرکت کنندگان را جا دهد و همچنین فضای خالی برای حرکت و تعامل داشته باشد. سالن کنفرانس باید در مکانی قابل دسترس و راحت برای حمل و نقل باشد و دارای فضای سبز و زیبا باشد. سالن کنفرانس باید دارای پارکینگ مناسب و امن باشد تا شرکت کنندگان نگران خودروهای خود نباشند. سالن کنفرانس باید دارای سیستم امنیتی قوی باشد تا از وقوع هرگونه حادثه یا تهدید جلوگیری شود.
– انتخاب تجهیزات مناسب: برای انتخاب تجهیزات سالن کنفرانس، باید به نوع و محتوای جلسه، تعداد و نیازهای شرکت کنندگان، کیفیت صوت و تصویر، امکان اتصال به اینترنت و شبکه های اجتماعی، امکان ضبط و پخش زنده جلسه توجه کنید. تجهیزات سالن کنفرانس باید مناسب با موضوع و هدف جلسه باشد و بتواند محتوای جلسه را به صورت مؤثر و جذاب به شرکت کنندگان منتقل کند. تجهیزات سالن کنفرانس باید دارای کیفیت صوت و تصویر بالا باشد تا شرکت کنندگان بتوانند جلسه را به خوبی دنبال کنند و مشکلات فنی پیش نیاید. تجهیزات سالن کنفرانس باید قابلیت اتصال به اینترنت و شبکه های اجتماعی را داشته باشد تا شرکت کنندگان بتوانند با یکدیگر و با جامعه بیرون از سالن در ارتباط باشند و نظرات خود را به اشتراک بگذارند. تجهیزات سالن کنفرانس باید قابلیت ضبط و پخش زنده جلسه را داشته باشد تا شرکت کنندگانی که نتوانسته اند حضور داشته باشند یا می خواهند جلسه را مرور کنند، بتوانند از این امکان استفاده کنند.
– انتخاب چیدمان مناسب: برای انتخاب چیدمان سالن کنفرانس، باید به نوع و هدف جلسه، تعداد و تفاوت های شرکت کنندگان، امکان دید و شنید، امکان تعامل و گروه بندی، امکان استفاده از تجهیزات توجه کنید. چیدمان سالن کنفرانس باید مناسب با نوع و هدف جلسه باشد و بتواند جو و فضای مطلوب را برای جلسه ایجاد کند. چیدمان سالن کنفرانس باید مناسب با تعداد و تفاوت های شرکت کنندگان باشد و بتواند همه شرکت کنندگان را در نظر بگیرد و به آنها احترام بگذارد. چیدمان سالن کنفرانس باید مناسب با امکان دید و شنید باشد و بتواند همه شرکت کنندگان را به صحبت کننده یا صفحه نمایش متصل کند و مانع از پرت شدن توجه آنها نشود. چیدمان سالن کنفرانس باید مناسب با امکان تعامل و گروه بندی باشد و بتواند فضایی را برای مشارکت، همفکری، پرسش و پاسخ، نظرسنجی و بازخورد فراهم کند. چیدمان سالن کنفرانس باید مناسب با امکان استفاده از تجهیزات باشد و بتواند دسترسی آسان به پریز برق، میکروفون، ریموت کنترل، لپ تاپ و سایر لوازم را به شرکت کنندگان بدهد.
با رعایت این نکات مهم، می توانید سالن کنفرانس خود را به بهترین شکل ممکن تجهیز کنید و جلسات مؤثر و موفقی را برگزار کنید.
